El onboarding de clientes es el proceso que muchas empresas pierden valiosos clientes potenciales. Formularios extensos, correos electrónicos dispersos y comprobaciones manuales generan fricción que a menudo ahuyenta a los clientes antes de completar el registro.
El onboarding digital aborda estos desafíos al trasladar toda la experiencia a la web. Desde la verificación de identidad hasta el envío de documentos, cada paso se realiza a través de una interfaz digital segura. Los clientes pueden registrarse rápidamente y las empresas pueden cumplir con la normativa sin las demoras que conllevan los métodos tradicionales.
En este blog, desglosaremos el proceso paso a paso de una solución moderna de onboarding digital. Comprender estas etapas le ayudará a elegir un sistema de onboarding que mantenga a los usuarios satisfechos y a su negocio funcionando sin problemas.
¿Qué es el onboarding Digital?
El onboarding digital se refiere al proceso totalmente online de registro y verificación de nuevos clientes o usuarios. Reemplaza los métodos tradicionales de onboarding, que suelen depender de formularios en papel, reuniones presenciales o comprobaciones manuales.
En lugar de pedir a los usuarios que visiten una ubicación física o presenten documentos en persona, El onboarding digital les permite completar todo el proceso desde su ordenador o dispositivo móvil. Esto suele incluir la verificación de identidad, la carga de documentos, la cumplimentación de formularios y la obtención del consentimiento, todo ello a través de una interfaz segura y guiada. Mediante el uso de herramientas como comprobaciones biométricas, eKYC, OCR y validación de datos en tiempo real, una solución de onboarding digital ayuda a reducir retrasos, minimizar el riesgo de fraude y mejorar la experiencia general del usuario.
Muchos sectores, como la banca, las telecomunicaciones y el comercio electrónico, ahora utilizan El onboarding digital para ahorrar tiempo, reducir errores y ofrecer una mejor experiencia al cliente.
Desglose paso a paso del proceso de onboarding digital
El onboarding digital agiliza la forma en que las empresas dan la bienvenida a los nuevos usuarios de forma segura y escalable. A continuación, se presentan los pasos clave de un proceso típico de onboarding digital.
Paso 1: Registro inicial del usuario
El proceso de onboarding digital comienza con la recopilación de información básica del usuario. Esta puede ser tan simple como nombre, correo electrónico y número de teléfono, o más detallada según las necesidades de la empresa. Los formularios de registro deben estar disponibles en múltiples plataformas, como sitios web, aplicaciones móviles o quioscos, para llegar a los usuarios dondequiera que estén.
Es importante que este paso sea simple y rápido para evitar la pérdida temprana de usuarios. Demasiados campos o formularios complicados pueden causar frustración y abandono.
Paso 2: Verificación de identidad
Una vez recopilada la información básica, el siguiente paso es confirmar la identidad del usuario. Esto es especialmente relevante en sectores con alto riesgo de incumplimiento, seguridad o fraude. Los métodos de verificación suelen incluir el escaneo de documentos de identidad oficiales, pasaportes o facturas de servicios públicos.
Para mejorar la precisión y reducir el fraude, se suelen utilizar comprobaciones biométricas como el reconocimiento facial, el escaneo de huellas dactilares, o la detección de vida. La detección de vida garantiza que la persona esté físicamente presente, sin usar una foto o un video estático. El OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) ayuda a extraer texto de los documentos automáticamente, lo que reduce la entrada manual y los errores humanos.
Estos pasos de verificación están diseñados para cumplir con los requisitos de KYC (Conozca a su Cliente), AML (Antilavado de Dinero) y otros requisitos regulatorios, a la vez que garantizan un proceso ágil y sin complicaciones para el usuario.
Paso 3: Envío de Documentos
Una vez verificada la identidad, se solicita a los usuarios que carguen los documentos de respaldo necesarios. Estos varían según el caso, pero suelen incluir comprobantes de domicilio, comprobantes de ingresos, licencias comerciales o documentos de seguros. Se deben aceptar archivos en varios formatos como PDF, JPEG o PNG, y el sistema debe funcionar a la perfección tanto en dispositivos móviles como de escritorio.
Unas directrices claras y listas de verificación de documentos ayudan a los usuarios a evitar errores o envíos incompletos. Tecnologías como el OCR y el recorte automático mejoran aún más la experiencia al rellenar previamente los campos de datos y reducir las idas y venidas.
Paso 4: Consentimiento y Acuerdos Legales
Antes de continuar, los usuarios deben aceptar documentos legales clave, como los términos de servicio, las políticas de privacidad y las declaraciones de uso de datos. En algunos sectores, se pueden requerir documentos KYC en video o firmas electrónicas para mayor seguridad.
El consentimiento digital debe ser claro e inequívoco. La mayoría de los sistemas utilizan casillas de verificación, herramientas de firma electrónica o confirmación facial para este paso. Se crean registros de auditoría para mantener un registro rastreable de cuándo y cómo se otorgó el consentimiento, lo cual es especialmente importante para auditorías de cumplimiento o disputas legales.
Este paso garantiza la transparencia y la protección legal tanto para las empresas como para los usuarios.
Paso 5: Evaluación de riesgos o verificación de antecedentes (si corresponde)
Para sectores como el financiero, el de seguros o el gubernamental, El onboarding puede implicar la elaboración de perfiles de riesgo o la verificación de antecedentes. Esto podría incluir la calificación crediticia y la validación de identidad.
Listas de vigilancia globales o detección de fraude basada en patrones de comportamiento.
Los sistemas automatizados detectan perfiles de alto riesgo en tiempo real, activando una revisión manual si es necesario. Estas herramientas ayudan a las organizaciones a cumplir con las obligaciones KYC/AML y a reducir la exposición al fraude o a sanciones por incumplimiento.
Si bien es fundamental, este paso debe ejecutarse en segundo plano siempre que sea posible para evitar retrasos innecesarios en el proceso de onboarding.
Paso 6: Configuración y personalización de la cuenta
Tras superar las comprobaciones de riesgo, los usuarios configuran sus cuentas. Esto implica crear nombres de usuario y contraseñas, seleccionar preferencias o elegir niveles de servicio. Algunas plataformas también asignan roles y permisos según el tipo de usuario, como administrador, cliente o personal.
En este caso, se suele utilizar la divulgación progresiva, donde se recopila información adicional con el tiempo en lugar de toda de una vez para reducir la fatiga del usuario.
Este paso ayuda a adaptar el producto o servicio a las necesidades individuales del usuario.
Paso 7: Bienvenida y orientación sobre el producto
Finalmente, se da la bienvenida al usuario y se le presenta la plataforma. Esta es su oportunidad de causar una buena primera impresión. Una pantalla de bienvenida, una breve guía o información sobre herramientas que destaque las funciones clave pueden ayudar a los usuarios a sentirse seguros y apoyados.
Algunas empresas también envían un correo electrónico de bienvenida con enlaces útiles, tutoriales o información de contacto para obtener soporte. Las listas de verificación o videos interactivos de onboarding se utilizan comúnmente para guiar a los usuarios en sus primeros pasos.
Una orientación fluida reduce las bajas prematuras, aumenta la participación y genera confianza desde el principio.
Conclusión
Un proceso de un onboarding digital bien diseñado ayuda a las empresas a atraer, verificar y retener usuarios de forma eficiente. Ahorra tiempo, reduce costos y genera confianza desde el principio. Siguiendo los pasos descritos en esta guía, las empresas pueden crear un proceso de onboarding rápido, seguro y fácil de usar.
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CEO y Fundador de Verifik
Como fundador y CEO de Verifik, Johan Castellanos tiene la misión de transformar el futuro de la identidad digital. Con pasión por la privacidad y la confianza digital, desarrolla herramientas innovadoras como ZK Face Proofs para ayudar a empresas y usuarios a conectarse de forma segura en entornos Web2 y Web3.
