El onboarding es un primer paso crucial en la experiencia de un cliente o empleado. Conforma su primera impresión e influye en su nivel de compromiso, confianza y lealtad hacia su marca u organización. A medida que las industrias continúan digitalizándose, crece el debate sobre los métodos de onboarding tradicionales frente a El onboarding digital. ¿Cuál ofrece realmente mejores resultados?
Este blog analiza ambos enfoques, compara su eficacia y le ayuda a decidir qué estilo de onboarding se adapta mejor a las necesidades de su negocio.
¿Qué es el onboarding y por qué es importante?
El onboarding es el proceso de dar a conocer a nuevos usuarios, clientes o empleados un producto, servicio o empresa. Implica recopilar información esencial, completar los pasos de verificación y garantizar una transición fluida a un nuevo entorno o plataforma.
Ya sea que un cliente se registre en una aplicación bancaria o un nuevo empleado se incorpore a una empresa, el onboarding influye en el desarrollo de toda la relación.
Las investigaciones demuestran que el 75 % de los usuarios abandonan un producto durante la primera semana si el onboarding resulta confuso o difícil.
Una experiencia de onboarding eficiente:
- Genera confianza desde el principio
- Mejora la retención
- Reduce errores y la repetición de tareas
- Acelera la obtención de valor
Entendiendo el onboarding tradicional
El onboarding tradicional suele realizarse en persona o mediante procesos en papel. Para los empleados, puede implicar rellenar formularios impresos, asistir a sesiones de orientación presenciales y firmar documentos manualmente. Para los clientes, puede incluir visitas a una oficina física, comprobaciones de identidad con documentos impresos o procesos de aprobación manuales.
Ventajas del onboarding tradicional:
- Interacción presencial y presencial
- Fácil aclaración de información compleja en persona
- Percepción más personalizada en algunos sectores
Desventajas del onboarding tradicional:
- Más lenta y lenta
- Propensa a errores de entrada de datos
- Costosa y con un alto consumo de recursos
- Escalabilidad limitada
¿Qué es el onboarding digital?
El onboarding digital es el proceso de utilizar la tecnología para dar la bienvenida, verificar e integrar a nuevos usuarios en un sistema, plataforma u organización. Estos usuarios pueden ser clientes que se suscriben a un servicio o empleados que se incorporan a una empresa.
El onboarding digital reemplaza los métodos tradicionales, presenciales y basados en papel, con una experiencia optimizada, remota y automatizada. En lugar de completar formularios físicos, visitar una sucursal o enviar documentos por correo, los usuarios completan todo el proceso de onboarding a través de un sitio web, una aplicación móvil u otra plataforma digital.
Hoy en día, el onboarding digital beneficia a industrias como la tecnología financiera, la atención médica, las telecomunicaciones, los recursos humanos y la educación, donde la verificación y el cumplimiento de los usuarios son fundamentales.
Herramientas y tecnologías utilizadas en el onboarding digital
El onboarding digital se basa en diversas tecnologías que simplifican la verificación del usuario y agilizan todo el proceso. Algunas de las herramientas más comunes incluyen:
- Formularios digitales con funcionalidad de firma electrónica integrada
- Verificación de identidad mediante reconocimiento facial, escaneo de documentos o contraseñas de un solo uso
- Flujos de trabajo automatizados para aprobaciones, configuración de cuentas y comprobaciones de cumplimiento
En conjunto, estas herramientas ayudan a las empresas a eliminar el papeleo, reducir los errores manuales y ofrecer una experiencia de onboarding fluida. El proceso se vuelve más rápido, más seguro y más fácil de escalar entre diferentes equipos y ubicaciones geográficas.
Ventajas de El onboarding digital:
- Procesamiento más rápido y verificación instantánea
- Sin papel y rentable
- Escalable para operaciones globales
- Mayor precisión y cumplimiento normativo
- Disponible en cualquier momento y lugar
Desventajas de El onboarding digital:
- Puede resultar impersonal sin una experiencia de usuario adecuada
- Requiere acceso a dispositivos e internet
- Problemas con la privacidad de los datos si no se gestiona de forma segura
Onboarding digital vs. tradicional: Una comparación directa
Analicemos cómo se compara el onboarding digital con el método tradicional en las áreas más importantes, como la velocidad, la seguridad, el coste, la experiencia del usuario y más.
Velocidad
El onboarding tradicional suele implicar papeleo, entrada manual de datos y presencia física. Esto puede prolongar el proceso durante días o incluso semanas, especialmente al coordinarse con varios departamentos o verificar documentos manualmente.
El onboarding digital acelera enormemente el proceso. Con formularios en línea, verificación instantánea de identidad y flujos de trabajo automatizados, todo el proceso se puede completar en minutos. Los clientes o empleados pueden comenzar el mismo día, sin tener que hacer filas ni enviar documentos físicos.
Experiencia del usuario
Los métodos tradicionales de onboarding pueden resultar anticuados y frustrantes, especialmente para los usuarios que tienen que visitar oficinas, imprimir formularios o esperar la verificación en persona. Para los usuarios remotos, el proceso puede resultar casi imposible.
El onboarding digital ofrece una experiencia fluida e intuitiva. Permite a las personas registrarse en cualquier momento y desde cualquier lugar, usando su teléfono inteligente o computadora portátil. Todo sucede en unos pocos pasos guiados, lo que hace que la experiencia sea fluida y sin complicaciones.
Precisión
Con el onboarding tradicional, los errores humanos son un problema común. La introducción manual de datos, la falta de coincidencia en los documentos o la escritura ilegible pueden provocar errores que retrasan las aprobaciones o causan problemas de cumplimiento.
El onboarding digital reduce significativamente estos errores. Los sistemas automatizados validan los datos en tiempo real y los formularios inteligentes garantizan que toda la información requerida se introduzca correctamente. El resultado es un proceso más preciso y fiable.
Seguridad
Los documentos físicos son vulnerables a pérdidas, robos o daños. Con el onboarding tradicional, mantener la confidencialidad y la seguridad de la información sensible puede ser un gran reto.
Por otro lado, las soluciones de onboarding digital se basan en almacenamiento cifrado, autenticación biométrica y API seguras, lo que hace que el proceso no solo sea más rápido, sino también mucho más seguro. Las soluciones de onboarding digital también permiten alertas instantáneas y mecanismos de detección de fraude.
Cumplimiento
Mantenerse al día con las normativas cambiantes puede ser difícil cuando se recurre a procesos manuales. El onboarding tradicional dificulta el seguimiento, la auditoría y la aplicación constante del cumplimiento normativo.
El onboarding digital simplifica el cumplimiento normativo al integrar comprobaciones automáticas y estándares regulatorios actualizados en el flujo de trabajo. Es más fácil mantener registros, verificar identidades y generar registros de auditoría cuando todo es digital.
Escalabilidad
El onboarding tradicional se vuelve cada vez más difícil de gestionar a medida que aumenta el número de usuarios. Se requiere más papeleo, personal y tiempo, lo que limita la velocidad de crecimiento de una empresa.
El onboarding digital está diseñado para el crecimiento. Ya sea que incorpore 100 o 100,000 usuarios, el sistema gestiona el volumen sin sacrificar la calidad ni la eficiencia. Es ideal para empresas que buscan expandirse a través de regiones o fronteras.
Costo
El onboarding tradicional genera altos costos debido al uso de papel, personal, impresión, servicios de mensajería y almacenamiento físico. Estos gastos aumentan con el volumen de usuarios.
El onboarding digital reduce los costos a largo plazo al eliminar los procesos en papel y minimizar los gastos administrativos. Ofrece una alternativa rentable para las empresas modernas.
¿Cuál es la mejor opción?
Para las empresas que buscan crecer, escalar o atender a un público digital, el onboarding digital tiene una clara ventaja. Permite un onboarding más rápido con menos recursos y una experiencia más fluida para el usuario final.
Si bien el onboarding tradicional puede ser adecuado para sectores que dependen de las interacciones presenciales o que atienden a clientes con menos conocimientos tecnológicos, a menudo genera fricción y ralentiza el proceso.
Si sus objetivos incluyen escalabilidad, eficiencia operativa y usuarios más satisfechos, la digitalización no solo es una mejor opción. Es una decisión inteligente.
Veredicto final
El onboarding digital está redefiniendo la forma en que las empresas modernas dan la bienvenida a nuevos empleados y clientes. Si bien el onboarding tradicional aún tiene cabida en algunos entornos, la comodidad, la velocidad y la escalabilidad de las herramientas digitales las convierten en un activo valioso para la mayoría de los sectores.
Si su empresa busca modernizar su proceso de onboarding, ahora es el momento de considerar la digitalización.
